ทุกปีการศึกษา โรงเรียนหนึ่งแห่งต้องสั่งงานพิมพ์มากกว่าที่คนนอกคิด ไม่ใช่แค่สมุดนักเรียน แต่รวมถึงสมุดรายงาน สมุดวาดเขียน แบบฟอร์มงานธุรการ ใบเสร็จรับเงิน วารสารโรงเรียน และหนังสือรุ่น ปัญหาที่เจอซ้ำทุกปีไม่ใช่เรื่องงบ แต่เป็นเรื่อง จังหวะเวลา — ของที่นึกออกตอนเปิดเทอมแล้ว มักผลิตไม่ทันใช้ในเทอมนั้น

หน้านี้รวบรวมเช็คลิสต์งานพิมพ์ทั้งหมดที่โรงเรียนต้องเตรียม แบ่งสองแบบให้เลือกใช้ตามความถนัด คือ แบ่งตามช่วงเวลา สำหรับคนที่วางแผนเป็นปฏิทิน และ แบ่งตามฝ่ายที่รับผิดชอบ สำหรับคนที่ต้องแจกงานให้แต่ละฝ่ายไปทำ ท้ายหน้ามีตารางสรุปที่ปริ้นไปติดบอร์ดหรือแนบเข้าที่ประชุมฝ่ายบริหารได้เลย

ทำไมต้องเริ่มนับถอยหลังจาก “วันเปิดเทอม” ไม่ใช่ “วันที่มีงบ”

โรงเรียนส่วนใหญ่เริ่มคุยเรื่องสั่งของตอนที่งบประมาณลงมาแล้ว ซึ่งมักเป็นช่วงใกล้เปิดเทอม ผลคือเวลาที่เหลือไม่พอกับกระบวนการผลิตจริง

งานพิมพ์ไม่ใช่ของสำเร็จรูปที่หยิบจากชั้นวาง งานสั่งทำที่มีปกเฉพาะของโรงเรียนต้องผ่านขั้นตอนออกแบบปก ตรวจปรู๊ฟ พิมพ์ปก พิมพ์เนื้อใน เข้าเล่ม ตัดเจียน แล้วจึงจัดส่ง ระยะเวลาผลิตโดยประมาณอยู่ที่ 30 วัน นับจากวันที่อนุมัติแบบและวางมัดจำ ยังไม่รวมเวลาที่ใช้ในการขอใบเสนอราคา เสนอผู้บริหาร และดำเนินการตามระเบียบพัสดุของโรงเรียนเอง

วิธีที่ปลอดภัยกว่าคือตั้งวันเปิดเทอมเป็นหมุดหมาย แล้วนับถอยหลังกลับมา ถ้าเปิดเทอมกลางเดือนพฤษภาคม แปลว่า แบบปกต้องอนุมัติและวางมัดจำภายในต้นเดือนเมษายน เป็นอย่างช้า เมื่อรู้เส้นตายจริงแล้ว งานสำรวจและขอราคาก็ต้องขยับขึ้นไปอยู่ก่อนปิดเทอมโดยอัตโนมัติ

เช็คลิสต์แบ่งตามช่วงเวลา

ช่วงที่ 1 · ปลายภาคเรียนที่ 2 (ม.ค.–ก.พ.) — สำรวจและตั้งงบ

ช่วงนี้ยังมีนักเรียนอยู่ในโรงเรียน จึงเป็นเวลาที่ดีที่สุดในการเก็บข้อมูลจริง

นับสต็อกคงเหลือในห้องพัสดุ แยกเป็นรายการและจำนวนที่ใช้ได้จริง ไม่นับของที่ปกเสียหายหรือเก็บมานานจนกระดาษเหลือง
รวบรวมยอดนักเรียนที่คาดว่าจะมีในปีการศึกษาหน้า แยกตามระดับชั้น เพราะสมุดแต่ละชั้นใช้เส้นคนละแบบ
ถามครูประจำชั้นว่าปีที่ผ่านมาของอะไรขาด อะไรเหลือ — ข้อมูลนี้แม่นกว่าการเดาจากตัวเลขปีก่อน
ตัดสินใจเรื่องปกว่าจะใช้แบบเดิมหรือออกแบบใหม่ ถ้าจะเปลี่ยนตราโรงเรียน คำขวัญ หรือใส่ QR Code ต้องเริ่มคุยตั้งแต่ตอนนี้
ขอใบเสนอราคาจากโรงพิมพ์ 2–3 เจ้าเพื่อเทียบ และเก็บไว้ประกอบการเสนอผู้บริหาร
ประชุมรวมความต้องการของทุกฝ่ายให้จบในรอบเดียว แล้วสั่งเป็นออร์เดอร์ก้อนเดียว เพราะ ส่วนลดคิดจากยอดรวมทั้งออร์เดอร์ การแยกสั่งทีละฝ่ายทำให้เสียโอกาสตรงนี้

ช่วงที่ 2 · ปิดภาคเรียน (มี.ค.–เม.ย.) — สั่งผลิตจริง

นี่คือช่วงที่ต้อง “กดสั่ง” ไม่ใช่ช่วงที่ยังคิดอยู่

ยืนยันจำนวนและสเปกขั้นสุดท้าย ทั้งจำนวนแผ่น แบบเส้น ขนาดเล่ม ชนิดกระดาษเนื้อใน และแบบเข้าเล่ม
ส่งไฟล์ตราโรงเรียนความละเอียดสูงให้โรงพิมพ์ ถ้าโรงเรียนต้องใช้ตรา สพฐ. บนปกด้วย ดาวน์โหลดไฟล์ต้นฉบับได้จากหน้า สื่อการสอนฟรี โดยไม่ต้องไปแคปหน้าจอมาใช้
ตรวจปรู๊ฟปกอย่างละเอียด โดยเฉพาะ ชื่อโรงเรียน ปีการศึกษา และคำขวัญ ให้คนอย่างน้อยสองคนช่วยกันอ่าน เพราะเมื่อพิมพ์ไปแล้วแก้ไม่ได้
วางมัดจำ 50% ตามเงื่อนไข และเก็บเอกสารไว้ให้ฝ่ายการเงิน
ระบุวันที่ต้องการรับของให้ชัดเจนเป็นวันที่ ไม่ใช่ “ก่อนเปิดเทอม”
เตรียมพื้นที่เก็บของ กันชื้นและกันแดด เพราะของจะมาถึงพร้อมกันเป็นล็อตใหญ่

ช่วงที่ 3 · 2 สัปดาห์ก่อนเปิดเทอม — รับของและตรวจนับ

ตรวจนับจำนวนตอนรับของทันที ไม่ใช่รอเปิดเทอมแล้วค่อยเปิดกล่อง
สุ่มเปิดตรวจคุณภาพ ดูว่าปกไม่ถลอก เนื้อในเรียงหน้าถูก และเข้าเล่มแน่นหนา
แยกจำนวนตามระดับชั้นและห้องให้เรียบร้อยก่อนวันแรกของการเรียน
เก็บใบส่งของและใบเสร็จเข้าแฟ้มพัสดุให้ครบ
กันของสำรองไว้ส่วนหนึ่งสำหรับนักเรียนย้ายเข้าระหว่างเทอม ซึ่งมีทุกปี

ช่วงที่ 4 · กลางปีการศึกษา (ก.ย.–ต.ค.) — เติมของและงานเอกสารปลายปี

ช่วงรอยต่อระหว่างสองภาคเรียนคือจุดที่โรงเรียนมักลืมวางแผน ทั้งที่มีงานพิมพ์รออยู่ไม่น้อย

เติมสมุดและอุปกรณ์ที่ใช้หมดเร็วกว่าที่ประเมินไว้
เริ่มงาน วารสารโรงเรียน ที่ต้องรวบรวมภาพกิจกรรมตลอดปี — ยิ่งเริ่มช้า ยิ่งได้ภาพไม่ครบ
เริ่มงาน หนังสือรุ่น สำหรับนักเรียนชั้นจบการศึกษา งานประเภทนี้ใช้เวลารวบรวมข้อมูลนานกว่าเวลาพิมพ์เสียอีก
สั่ง แบบฟอร์มโรงเรียน และเอกสารงานทะเบียนที่ต้องใช้ตอนปิดปีการศึกษา

เช็คลิสต์แบ่งตามฝ่ายที่รับผิดชอบ

ถ้าโรงเรียนแบ่งงานเป็นฝ่ายชัดเจน ใช้รายการนี้แจกให้แต่ละฝ่ายไปตรวจของตัวเอง แล้วรวมกลับมาเป็นออร์เดอร์เดียว

ฝ่ายวิชาการ

รับผิดชอบของที่นักเรียนใช้ในการเรียนโดยตรง ได้แก่ สมุดนักเรียนและสมุดโรงเรียน แยกตามแบบเส้นของแต่ละระดับชั้น สมุดรายงาน สำหรับงานค้นคว้าและงานส่งครู และ สมุดวาดเขียน สำหรับวิชาศิลปะ ฝ่ายนี้เป็นคนตัดสินใจว่าแต่ละชั้นควรใช้เส้นแบบไหนและกี่แผ่น จึงควรเป็นฝ่ายแรกที่ให้ตัวเลข

ฝ่ายทะเบียนและธุรการ

รับผิดชอบเอกสารที่ต้องมีรูปแบบตายตัวและใช้ซ้ำทั้งปี เช่น แบบฟอร์มงานทะเบียนนักเรียน แบบฟอร์มขออนุญาต แบบบันทึกข้อความ และเอกสารกลุ่มงานวัดผล ดูรายละเอียดงานกลุ่มนี้ได้ที่หน้า รับพิมพ์แบบฟอร์มโรงเรียน ข้อดีของการสั่งพิมพ์แทนการถ่ายเอกสารคือแบบฟอร์มไม่เพี้ยน ไม่ซีด และไม่ต้องเสียเวลาจัดหน้าใหม่ทุกครั้ง

ฝ่ายการเงิน

รับผิดชอบเอกสารที่เกี่ยวกับการรับ-จ่ายเงิน โดยเฉพาะ ใบเสร็จรับเงินและบิลเงินสด ที่พิมพ์ชื่อโรงเรียนและมีเลขรันนิ่ง รวมถึง สมุดบัญชี สำหรับงานสหกรณ์ร้านค้าโรงเรียน เอกสารกลุ่มนี้มักถูกสั่งช้ากว่าทุกฝ่ายเพราะไม่ใช่ของที่นักเรียนเห็น แต่ถ้าหมดกลางเทอมจะกระทบงานเก็บเงินทันที

ฝ่ายพัสดุ

เป็นฝ่ายที่รวมทุกอย่างเข้าด้วยกันและออกใบสั่งซื้อ ต้องดูแล อุปกรณ์การเรียน และ เครื่องเขียนราคาส่ง ทั้งดินสอ ปากกา ยางลบ ไม้บรรทัด ควบคู่กับงานสมุด ฝ่ายนี้ควรเก็บสเปกและจำนวนของปีที่แล้วไว้เป็นฐาน แล้วปรับตามยอดนักเรียนจริง จะประหยัดเวลาได้มากในปีถัดไป

ฝ่ายกิจการนักเรียน

รับผิดชอบงานที่ผูกกับกิจกรรมและภาพลักษณ์ของโรงเรียน ได้แก่ วารสารโรงเรียน หนังสือรุ่น สมุดบันทึกกิจกรรม และเอกสารประกอบงานพิธีต่าง ๆ งานกลุ่มนี้ต้องใช้เวลารวบรวมเนื้อหาและภาพนานที่สุด จึงควรเริ่มก่อนฝ่ายอื่นเสมอ

8 อย่างที่โรงเรียนมักลืมสั่ง จนต้องรีบทีหลัง

จากงานที่เราผลิตให้โรงเรียนมาตลอด รายการที่ถูกโทรมาสั่งด่วนบ่อยที่สุดคือ

สมุดสำรองสำหรับนักเรียนย้ายเข้า — มีทุกปี แต่แทบไม่มีใครเผื่อไว้ตั้งแต่แรก
ใบเสร็จรับเงิน — หมดกลางเทอมแล้วต้องรีบ ทั้งที่เป็นของที่วางแผนล่วงหน้าได้ง่ายที่สุด
สมุดรายงาน — มักถูกมองว่าเป็นของที่นักเรียนซื้อเอง จนถึงเวลาสั่งงานกลุ่มแล้วไม่มีใครมี
สมุดวาดเขียนของชั้นเล็ก — ใช้หมดเร็วกว่าสมุดเรียนปกติมาก
แบบฟอร์มงานทะเบียนช่วงปลายปีการศึกษา — ใช้ปีละครั้ง เลยไม่มีใครนับสต็อก
ปกวารสารและหนังสือรุ่น — เนื้อหาเสร็จแล้วแต่ปกยังไม่ได้ออกแบบ ทำให้งานทั้งเล่มค้าง
เครื่องเขียนสำหรับงานสอบ — ดินสอ 2B และยางลบสำหรับกระดาษคำตอบ
สมุดสำหรับกิจกรรมพิเศษ เช่น ค่าย ชุมนุม หรือโครงการเฉพาะกิจ ที่ไม่ได้อยู่ในงบประจำ

ของทั้งแปดอย่างนี้มีจุดร่วมเดียวกันคือ มูลค่าไม่สูง แต่กระทบการเรียนทันทีเมื่อขาด และถ้าสั่งเพิ่มทีหลังเป็นล็อตเล็ก ราคาต่อหน่วยจะสูงกว่าการรวมสั่งตั้งแต่แรกเสมอ

ระยะเวลาผลิตที่ต้องเผื่อ และเงื่อนไขที่ควรรู้ก่อนสั่ง

ก่อนวางแผนปฏิทินสั่งของ ควรรู้เงื่อนไขพื้นฐานของงานสั่งทำไว้ก่อน

ระยะเวลาผลิตประมาณ 30 วัน นับจากอนุมัติแบบและวางมัดจำ ควรเผื่อเวลาขนส่งเพิ่มอีกตามระยะทาง
จำนวนขั้นต่ำ ปกสีพื้น (พิมพ์ 1 สี) เริ่มที่ 1,000 เล่ม ส่วนปกรูปภาพ (พิมพ์ 4 สี) เริ่มที่ 4,000 เล่ม สั่งน้อยกว่านี้ทำได้ แต่ราคาต่อเล่มจะสูงขึ้น โรงเรียนขนาดเล็กที่ต้องการปกสีของตัวเองดูเงื่อนไขได้ที่หน้า สมุดโรงเรียนขั้นต่ำ 1,000 เล่ม
มัดจำ 50% ก่อนเริ่มผลิต ที่เหลือชำระตอนรับของ
ออกแบบปกให้ฟรี ทั้งปกสีพื้นและปกรูปภาพหลายสี ส่งตราโรงเรียนกับข้อความที่ต้องการมาได้เลย
ส่วนลดคิดจากยอดรวมทั้งออร์เดอร์ ไม่ได้คิดแยกรายการ การรวมของทุกฝ่ายมาสั่งพร้อมกันจึงได้เปรียบกว่า
กระดาษเนื้อใน มีให้เลือกทั้งปอนด์ Woodfree มาตรฐาน 60 แกรม (สั่ง 70/80/100 แกรมได้) ปอนด์ถนอมสายตา 70–75 แกรม และปรู๊ฟ 48.8 แกรม ส่วนปกใช้อาร์ตการ์ด มาตรฐาน 200 แกรม (เลือกแกรมอื่นได้ตามสั่ง) เคลือบ PVC หรือ UV เข้าเล่มได้ทั้งไสกาวและเย็บลวด ดูรายละเอียดสมุดแต่ละประเภทที่หน้า รวมสมุดทุกประเภท
โรงเรียนที่ใช้ สมุด สพฐ. แบบมาตรฐาน ควรตรวจสอบรูปแบบปกและตราให้ตรงกับที่หน่วยงานต้นสังกัดกำหนดก่อนสั่ง

ตารางสรุป — ปริ้นไปติดบอร์ดฝ่ายพัสดุได้เลย

รายการงานพิมพ์	ฝ่ายที่รับผิดชอบ	ควรเริ่มดำเนินการ	ดูรายละเอียด
สมุดนักเรียน / สมุดโรงเรียน	วิชาการ + พัสดุ	ม.ค.–ก.พ.	สมุดโรงเรียน
สมุดโรงเรียนปกสี ล็อตเล็ก	วิชาการ + พัสดุ	ม.ค.–ก.พ.	ขั้นต่ำ 1,000 เล่ม
สมุด สพฐ.	วิชาการ + พัสดุ	ม.ค.–ก.พ.	สมุด สพฐ.
สมุดรายงาน	วิชาการ	ก.พ.–มี.ค.	สมุดรายงาน
สมุดวาดเขียน	วิชาการ	ก.พ.–มี.ค.	สมุดวาดเขียน
อุปกรณ์การเรียน	พัสดุ	ก.พ.–มี.ค.	อุปกรณ์การเรียน
เครื่องเขียนราคาส่ง	พัสดุ	ก.พ.–มี.ค.	เครื่องเขียน
ใบเสร็จรับเงิน / บิลเงินสด	การเงิน	ก.พ.–มี.ค. และเติมกลางปี	รับพิมพ์บิลเงินสด
แบบฟอร์มงานธุรการและทะเบียน	ธุรการ + ทะเบียน	มี.ค. และ ก.ย.	แบบฟอร์มโรงเรียน
ไฟล์ตราโรงเรียน / ตรา สพฐ.	วิชาการ + ธุรการ	ก่อนส่งไฟล์ปก	สื่อการสอนฟรี
วารสารโรงเรียน	กิจการนักเรียน	ก.ย.–ต.ค.	วารสารโรงเรียน
หนังสือรุ่น	กิจการนักเรียน	ก.ย.–ต.ค.	หนังสือรุ่น

คำถามที่พบบ่อย

ต้องสั่งสมุดโรงเรียนล่วงหน้ากี่วัน เผื่ออย่างน้อย 30 วันสำหรับการผลิต บวกเวลาขนส่ง และบวกเวลาที่ใช้ในการอนุมัติแบบและดำเนินการตามระเบียบพัสดุของโรงเรียน โดยรวมแล้วควรเริ่มก่อนเปิดเทอมประมาณ 2 เดือน

รวมสั่งหลายอย่างพร้อมกันได้ไหม ได้ และแนะนำให้ทำ เพราะส่วนลดคิดจากยอดรวมทั้งออร์เดอร์ ทั้งสมุด อุปกรณ์การเรียน และงานพิมพ์เอกสารสามารถอยู่ในบิลเดียวกันได้

โรงเรียนขนาดเล็กสั่งไม่ถึงขั้นต่ำ ทำอย่างไร สั่งต่ำกว่าขั้นต่ำได้ แต่ราคาต่อเล่มจะสูงขึ้น ทางเลือกหนึ่งคือใช้ปกสีพื้นซึ่งเริ่มที่ 1,000 เล่ม อีกทางคือรวมออร์เดอร์กับโรงเรียนในกลุ่มเดียวกัน

มีไฟล์ปกเดิมอยู่แล้ว ใช้ต่อได้ไหม ได้ ถ้ามีไฟล์ต้นฉบับความละเอียดสูง ส่งไฟล์เดิมมาให้ตรวจก่อน แล้วแก้เฉพาะปีการศึกษาก็เพียงพอ ไม่ต้องออกแบบใหม่ทั้งหมด

ขอใบเสนอราคาเพื่อเสนอผู้บริหารก่อนได้ไหม ได้ ไม่มีค่าใช้จ่าย แจ้งรายการและจำนวนโดยประมาณมาก็ออกใบเสนอราคาให้ได้ และปรับแก้ตัวเลขได้จนกว่าจะยืนยันสั่งผลิต

ขอใบเสนอราคาแบบรวมทั้งโรงเรียน

ถ้าเช็คลิสต์ข้างบนตรงกับสิ่งที่โรงเรียนกำลังวางแผนอยู่ ส่งรายการที่ต้องการมาให้เราตีราคารวมได้เลย ระบุยอดนักเรียนแยกตามชั้น จำนวนแผ่นและแบบเส้นที่ใช้ และบอกวันที่ต้องการรับของ เท่านี้ก็เพียงพอสำหรับการออกใบเสนอราคารอบแรก

โรงพิมพ์ธรรมวิวัด รับผลิตงานพิมพ์ให้โรงเรียนครบทุกกลุ่ม ตั้งแต่สมุดนักเรียนไปจนถึงแบบฟอร์มงานธุรการ ปรึกษาได้ก่อนตัดสินใจ ไม่มีค่าใช้จ่าย

ทัก LINE @thamwiwat · โทร 063-826-2551 · 02-005-7004
จันทร์–ศุกร์ 9:00–17:00

คู่มือก่อนสั่งพิมพ์

เช็คลิสต์งานพิมพ์โรงเรียน ต้องเตรียมอะไรบ้างก่อนเปิดปีการศึกษาใหม่